§ 16 – Práva a povinnosti pôvodcu registratúry
Trvalý odkaz
Jednoducho
Originál
Jednoducho
(1)
Pôvodca registratúry môže žiadať ministerstvo alebo archív o radu a zveriť správu registratúry inej osobe.
(2)
Pôvodca registratúry musí:
a)
evidovať záznamy zo svojej činnosti,
b)
vypracovať registratúrny plán a dať ho schváliť (neplatí, ak nevznikajú záznamy s trvalou hodnotou),
c)
zabezpečovať správu registratúry,
d)
zabezpečiť trvanlivosť a hodnovernosť záznamov až do vyradenia,
e)
zabezpečiť, aby správu vykonávali osoby s úplným stredným vzdelaním (orgány verejnej moci s celoslovenskou pôsobnosťou musia mať aspoň jedného zamestnanca s VŠ vzdelaním v odbore história),
f)
umiestniť registratúru v bezpečných priestoroch,
g)
umožniť štátny odborný dozor,
h)
vyraďovať záznamy len so súhlasom archívu,
i)
označiť záznamy s obmedzeným prístupom,
j)
obmedziť prístup k záznamom s osobnými údajmi,
k)
vyhotovovať kópie a potvrdenia za úhradu a osvedčovať ich zhodu s originálom,
l)
oznamovať zmeny názvu a miesta uloženia registratúry,
m)
odovzdať neelektronické dokumenty po vyradení do archívu,
n)
odovzdať elektronické dokumenty do elektronického archívu,
o)
odovzdať registratúru nástupcovi alebo pri zániku bez nástupcu predložiť návrh na vyradenie a odovzdať dokumenty s trvalou hodnotou archívu,
p)
oznamovať vopred vývoz registratúrnych záznamov.
(3)
Orgány verejnej moci a iné zákonom určené osoby musia vypracovať aj registratúrny poriadok.
(4)
Ostatní pôvodcovia so záznamami s trvalou hodnotou vypracúvajú len registratúrny plán.
(5)
Na pôvodcov, ktorí nevytvárajú záznamy s trvalou hodnotou, sa mnohé povinnosti nevzťahujú.
(6)
Orgány verejnej moci používajú na správu registratúry elektronický systém, ak to určí osobitný zákon.
Originál
(1)
Pôvodca registratúry je oprávnený
a)
požiadať ministerstvo alebo štátny archív o informáciu, odbornú radu a usmernenie,
b)
zveriť správu registratúry inej osobe.
(2)
Pôvodca registratúry je povinný
a)
evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti, a došlé záznamy,
b)
vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie ministerstvu alebo štátnemu archívu; to neplatí pre pôvodcu registratúry, z činnosti ktorého nevznikajú záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, ani pre pôvodcu registratúry, ktorého výsledky činnosti sú predmetom autorského práva,
c)
zabezpečovať správu registratúry,
d)
zabezpečiť trvanlivosť a hodnovernosť registratúrneho záznamu, 29a ) od jeho vyhotovenia alebo prijatia až do jeho vyradenia z registratúry,
e)
zabezpečovať, aby správu registratúry vykonávali osoby, ktoré majú najmenej úplné stredné vzdelanie; najvyššie orgány verejnej moci a orgány verejnej moci s celoslovenskou pôsobnosťou zabezpečujú správu registratúry aspoň jedným zamestnancom s vysokoškolským vzdelaním najmä v študijnom odbore historické vedy alebo v príbuznom študijnom odbore,
f)
umiestniť registratúru v priestoroch alebo na technických zariadeniach, ktoré zaručujú jej zachovanie,
g)
umožňovať výkon štátneho odborného dozoru správy registratúry,
h)
vyraďovať pravidelne registratúrne záznamy len so súhlasom ministerstva alebo štátneho archívu,
i)
označiť registratúrne záznamy, ku ktorým chce obmedziť prístup, slovami „obmedzený prístup“ 30 ) a uvedením času trvania obmedzenia na spisovom obale; ak ide o elektronické registratúrne záznamy, označenie sa uvedie v štruktúrovaných údajoch,
j)
obmedziť prístup k registratúrnym záznamom obsahujúcim osobné údaje; na obmedzenie prístupu sa primerane vzťahuje § 13 ods. 5 písm. b) , ods. 7 a 8 ,
k)
vyhotovovať na základe písomnej žiadosti oprávnenej osoby odpis, výpis, potvrdenie z registratúrneho záznamu a kópiu registratúrneho záznamu za úhradu nákladov alebo správneho poplatku podľa osobitného predpisu 22 ) a osvedčovať na nich ich zhodu s registratúrnym záznamom; pôvodcom registratúry osvedčený odpis, výpis, potvrdenie a kópia nahrádzajú originál registratúrneho záznamu,
l)
oznamovať bezodkladne ministerstvu alebo štátnemu archívu zmenu svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry,
m)
odovzdať neelektronické archívne dokumenty po vyraďovacom konaní do archívu v archívnych škatuliach 30a ) v lehote, ktorú archív určil, so zoznamom odovzdávaných archívnych dokumentov,
n)
odovzdať elektronické archívne dokumenty po vyraďovacom konaní do elektronického archívu alebo podľa pokynov archívu,
o)
odovzdať bezodkladne registratúru právnemu nástupcovi alebo, ak zanikne bez právneho nástupcu,
1.
predložiť bezodkladne ministerstvu alebo štátnemu archívu návrh na osobitné vyradenie všetkých registratúrnych záznamov podľa § 20 a odovzdať registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou vrátane tých, ktorým ešte neuplynula lehota uloženia, určenému archívu usporiadané podľa jeho pokynov,
2.
uložiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty, o ktorých tak rozhodol štátny archív, do uplynutia lehôt uloženia a oznámiť ministerstvu alebo štátnemu archívu miesto, kde sú uložené,
p)
oznamovať ministerstvu vopred vývoz registratúrnych záznamov na formulári, ktorý ministerstvo uverejňuje na svojom webovom sídle; opakovaný vývoz registratúrnych záznamov sa oznamuje len prvýkrát.
(3)
Pôvodca registratúry, ktorý je orgánom verejnej moci, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej moci, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon, je povinný vypracovať aj registratúrny poriadok. Povinnosť vypracovať registratúrny poriadok má aj právnická osoba, ktorá žiada o vydanie potvrdenia o priemyselnej bezpečnosti 30ab ) alebo právnická osoba, ktorá má platné potvrdenie o priemyselnej bezpečnosti. 30ac ) Pôvodcu registratúry založeného orgánom verejnej moci alebo právnickou osobou podľa prvej vety, ktorý je povinný vypracovať registratúrny poriadok, určuje ministerstvo alebo štátny archív.
(4)
Iný pôvodca registratúry ako pôvodca registratúry uvedený v odseku 3, z ktorého činnosti vznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, vypracúva registratúrny plán; registratúrny poriadok nevypracúva. Takého pôvodcu určuje ministerstvo alebo štátny archív.
(5)
Na pôvodcu registratúry, ktorý nie je pôvodcom registratúry podľa odsekov 3 a 4, sa nevzťahujú povinnosti podľa odseku 2 písm. b), c), e) až h), l) až o).
(6)
Pôvodca registratúry, ktorý je orgánom verejnej moci, zabezpečuje správu registratúry prostredníctvom elektronického informačného systému na správu registratúry, ak to ustanoví osobitný zákon. 30ad )