§ 2 – Základné pojmy
Trvalý odkaz
Jednoducho
Originál
Jednoducho
(1)
Archív je odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, chráni a sprístupňuje archívne dokumenty.
(2)
Archívny dokument je záznam s trvalou hodnotou pre poznanie dejín Slovenska a Slovákov. Za archívny dokument sa považuje aj akýkoľvek filmový alebo zvukový záznam, ktorý vznikol do roku 1950.
(3)
Archívny fond je súbor archívnych dokumentov, ktoré pochádzajú z registratúry jedného pôvodcu alebo z činnosti fyzickej osoby, ktorá registratúru nevytvára.
(4)
Archívna zbierka je súbor archívnych dokumentov, ktorý vznikol zberateľskou činnosťou právnickej alebo fyzickej osoby.
(5)
Archívny súbor je spoločné označenie pre archívny fond alebo archívnu zbierku.
(6)
Archívne dedičstvo Slovenskej republiky (ďalej len „archívne dedičstvo“) je súbor archívnych dokumentov, fondov a zbierok zapísaných v Evidencii archívneho dedičstva Slovenskej republiky. Do tohto dedičstva nepatria cudzie archívne dokumenty.
(7)
Cudzí archívny dokument je taký dokument, ktorý vznikol mimo územia Slovenska a netýka sa dejín Slovenska a Slovákov. Patrí sem aj dokument, ktorý je zapísaný v evidencii iného štátu.
(8)
Preberanie archívnych dokumentov je odborná činnosť archívu, ktorou sa dopĺňa archívne dedičstvo.
(9)
Ochrana archívnych dokumentov je odborná činnosť zameraná na ich zachovanie a zabezpečenie pred krádežou alebo poškodením.
(10)
Sprístupňovanie archívnych dokumentov je odborná činnosť, ktorej cieľom je umožniť prístup k informáciám v nich obsiahnutých.
(11)
Konzervačná kópia je kópia dokumentu vytvorená preto, aby sa zachovala informácia, ktorú dokument obsahuje.
(12)
Archívny informačný systém je súbor informácií o dokumentoch v evidencii, o ich uložení, obsahu a spôsobe prístupu k nim.
(13)
Predarchívna starostlivosť je odborná činnosť, ktorou archív pripravuje a realizuje prevzatie dokumentov do svojej správy.
(14)
Správa registratúry je zabezpečovanie evidencie, tvorby, ukladania, ochrany, prístupu a vyraďovania registratúrnych záznamov.
(15)
Registratúra je súbor všetkých záznamov, ktoré eviduje pôvodca registratúry.
(16)
Registratúrny záznam je informácia, ktorú eviduje pôvodca registratúry.
(17)
Pôvodca registratúry je právnická alebo fyzická osoba, z ktorej činnosti vzniká registratúra.
(18)
Vyraďovanie registratúrneho záznamu je proces, pri ktorom sa z registratúry odstraňujú záznamy, ktorým spravidla uplynula lehota uloženia. Záznamy s trvalou hodnotou sa ukladajú do archívu, ostatné sa zničia.
(19)
Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje záznam na svoju prácu.
(20)
Spis je jeden alebo viac registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní tej istej veci.
(21)
Transformácia registratúrneho záznamu je zmena jeho podoby, napríklad z papierovej na elektronickú, z elektronickej na papierovú alebo zmena formátu elektronického súboru.
(22)
Elektronická parafa je spôsob podpisovania elektronického záznamu u pôvodcu registratúry prostredníctvom systému na správu registratúry osobami, ktoré na to poveril pôvodca.
Originál
(1)
Archív je odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty.
(2)
Archívny dokument je záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu hodnotu pre poznanie dejín Slovenska a Slovákov. Archívnym dokumentom je aj filmový alebo zvukový záznam, ktorý vznikol do roku 1950.
(3)
Archívny fond je súbor archívnych dokumentov pochádzajúcich z registratúry toho istého pôvodcu alebo z činnosti fyzickej osoby, ktorá nevytvára registratúru.
(4)
Archívna zbierka je súbor archívnych dokumentov vytvorený zberateľskou činnosťou právnickej osoby alebo fyzickej osoby.
(5)
Archívny súbor je archívny fond alebo archívna zbierka.
(6)
Archívne dedičstvo Slovenskej republiky (ďalej len „archívne dedičstvo") je súbor archívnych dokumentov, archívnych fondov a archívnych zbierok (ďalej len „archívny dokument"), okrem cudzích archívnych dokumentov, zapísaných v Evidencii archívneho dedičstva Slovenskej republiky (ďalej len „evidencia archívneho dedičstva").
(7)
Cudzí archívny dokument je archívny dokument, ktorý vznikol mimo územia Slovenska a netýka sa dejín Slovenska a Slovákov. Cudzí archívny dokument je aj archívny dokument, ktorý je zapísaný v evidencii cudzieho štátu.
(8)
Preberanie archívnych dokumentov je súhrn odborných činností vykonávaných archívom, ktorých účelom je doplňovať archívne dedičstvo.
(9)
Ochrana archívnych dokumentov je súhrn odborných činností na ich zachovanie a ochranu pred odcudzením a poškodením.
(10)
Sprístupňovanie archívnych dokumentov je súhrn odborných činností, ktorých účelom je umožniť prístup k informáciám, ktoré obsahujú.
(11)
Konzervačná kópia archívneho dokumentu (ďalej len „konzervačná kópia") je kópia archívneho dokumentu vyhotovená s cieľom zachovať informáciu, ktorú archívny dokument obsahuje.
(12)
Archívny informačný systém je súbor informácií o archívnych dokumentoch zapísaných v evidencii archívneho dedičstva, o ich uložení, obsahu a prístupe k nim.
(13)
Predarchívna starostlivosť je súhrn odborných činností vykonávaných archívom, ktorých účelom je preberať archívne dokumenty do archívu.
(14)
Správa registratúry je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania.
(15)
Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry.
(16)
Registratúrny záznam je informácia evidovaná pôvodcom registratúry.
(17)
Pôvodca registratúry je právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra.
(18)
Vyraďovanie registratúrneho záznamu je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňuje registratúrny záznam, ktorému spravidla uplynula lehota uloženia; registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou sa ukladá do archívu a registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty sa zničí.
(19)
Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť.
(20)
Spis je registratúrny záznam alebo súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli v súvislosti s vybavovaním tej istej veci.
(21)
Transformácia registratúrneho záznamu je zmena podoby registratúrneho záznamu pri jeho spracovaní u pôvodcu registratúry z neelektronického registratúrneho záznamu na elektronický registratúrny záznam, z elektronického registratúrneho záznamu na neelektronický registratúrny záznam, alebo zmena formátu elektronického registratúrneho záznamu.
(22)
Elektronická parafa je podpisovanie elektronického registratúrneho záznamu u pôvodcu registratúry prostredníctvom elektronického informačného systému správy registratúry osobami poverenými na tento účel pôvodcom registratúry.