§ 22 – Preberanie archívnych dokumentov
Trvalý odkaz
Jednoducho
Originál
Jednoducho
(1)
Archív preberá dokumenty najneskôr do piatich rokov od rozhodnutia o vyradení.
(2)
Preberanie sa potvrdzuje preberacím protokolom, ktorý obsahuje všetky náležitosti o pôvode, stave a množstve dokumentov.
(3)
Pri preberaní mimo vyraďovacieho konania protokol obsahuje údaje podľa odseku 2 písm. a) až d), i) až k) a informácie o obmedzení prístupu.
(4)
Náklady na odovzdanie hradí pôvodca.
(5)
Archív sa môže dohodnúť s pôvodcom na dočasnom uložení dokumentov u pôvodcu.
(6)
Archív môže odmietnuť prevzatie, ak dokumenty nie sú usporiadané podľa plánu alebo pokynov archívu.
Originál
(1)
Archív preberá archívne dokumenty od pôvodcu registratúry v archívnych škatuliach 30a ) najneskôr do piatich rokov od vydania rozhodnutia podľa § 20 ods.1 písm. b) .
(2)
Preberanie archívnych dokumentov sa uskutočňuje na základe preberacieho protokolu, ktorý obsahuje
a)
názov preberajúceho archívu,
b)
názov odovzdávajúceho,
c)
názov pôvodcu archívnych dokumentov, ak nie je odovzdávajúcim,
d)
časové rozpätie vzniku archívnych dokumentov,
e)
číslo rozhodnutia o vyradení registratúrnych záznamov,
f)
počet odovzdávaných archívnych ukladacích jednotiek alebo objem elektronických registratúrnych záznamov v bajtoch,
g)
vyhlásenie odovzdávajúceho, že archívne dokumenty sú označené podľa rozhodnutia príslušného štátneho archívu,
h)
vyhlásenie odovzdávajúceho o fyzickom stave archívnych dokumentov; to neplatí v prípade elektronických archívnych dokumentov,
i)
miesto a dátum prevzatia archívnych dokumentov,
j)
odtlačok pečiatky odovzdávajúceho, archívu a podpisy ich zástupcov; to neplatí pre elektronickú podobu preberacieho protokolu,
k)
zoznam odovzdávaných archívnych dokumentov vypracovaný odovzdávajúcim.
(3)
Ak archív preberá archívne dokumenty, o ktorých dokumentárnej hodnote sa rozhodlo mimo vyraďovacieho konania, v preberacom protokole uvedie náležitosti podľa odseku 2 písm. a) až d), písm. i) až k) a prípadné obmedzenie prístupu k archívnym dokumentom.
(4)
Náklady súvisiace s odovzdaním archívnych dokumentov do archívu po skončení vyraďovacieho konania uhrádza pôvodca registratúry.
(5)
Vo výnimočnom prípade môže archív po skončení vyraďovacieho konania dohodnúť s pôvodcom registratúry dočasné uloženie archívnych dokumentov u pôvodcu. Dočasné uloženie archívnych dokumentov obsahujúcich utajované skutočnosti u iného subjektu ako u pôvodcu upravuje osobitný predpis. 31 )
(6)
Archív môže odmietnuť prebrať archívne dokumenty, ak nie sú usporiadané podľa registratúrneho plánu pôvodcu registratúry alebo podľa pokynov archívu; súčasne určí lehotu na usporiadanie archívnych dokumentov.