§ 24 – Dokumentácia
Trvalý odkaz
Jednoducho
Originál
Jednoducho
(1)
Verejný obstarávateľ a obstarávateľ musia zdokumentovať celé verejné obstarávanie tak, aby bolo možné preskúmať rozhodnutia. Dokumentáciu uchovávajú 10 rokov od odoslania oznámenia o výsledku, ak zákon nehovorí inak. Kópiu zmluvy uchovávajú počas jej trvania. Ak zmluva trvá dlhšie ako 10 rokov, uchovávajú dokumentáciu ešte 3 roky po jej skončení. Dokumentáciu mimo elektronickej komunikácie môžu viesť aj elektronicky.
(2)
O každej zákazke, rámcovej dohode, koncesii, súťaži návrhov a dynamickom systéme vypracujú písomnú správu.
(3)
Správa obsahuje najmä:
a)
identifikáciu obstarávateľa, predmet a hodnotu,
b)
použitý postup,
c)
dátumy a čísla uverejnení oznámení,
d)
identifikáciu vybraných a nevybraných záujemcov s dôvodmi,
e)
identifikáciu vylúčených uchádzačov s dôvodmi,
f)
dôvody vylúčenia mimoriadne nízkych ponúk,
g)
identifikáciu úspešného uchádzača, dôvod výberu a podiel pre subdodávateľov,
h)
dôvod použitia rokovacieho konania, súťažného dialógu alebo priameho konania,
i)
dôvod prekročenia lehôt podľa § 135 ods. 1 písm. h), l) a podielu podľa písm. k),
j)
dôvod prekročenia lehoty podľa § 133 ods. 2,
k)
dôvody zrušenia postupu alebo nezriadenia systému,
l)
dôvod použitia iných ako elektronických prostriedkov,
m)
zistený konflikt záujmov a prijaté opatrenia,
n)
opatrenia prijaté kvôli predbežnému zapojeniu záujemcov.
(4)
Obstarávateľ uchováva písomné odôvodnenie zadania zákazky, na ktorú sa zákon nevzťahuje, 10 rokov od uzavretia zmluvy.
(5)
Na požiadanie predložia správu alebo kompletnú dokumentáciu Európskej komisii, úradu, Protimonopolnému úradu, súdom, orgánom činným v trestnom konaní a kontrolným orgánom, ak to zákon ustanovuje.
(6)
Úrad môže kedykoľvek vyzvať na predloženie kópie dokumentácie. Povinné osoby ju musia predložiť v lehote, ktorá nesmie byť kratšia ako 5 pracovných dní. Na žiadosť môže úrad lehotu predĺžiť. Pri elektronickej komunikácii stačí sprístupniť prístup do systému.
(7)
Obstarávatelia pri uplatňovaní pravidiel spolupracujú a vymieňajú si informácie o realizovaných obstarávaniach. Musia však chrániť utajované skutočnosti, dôverné informácie podľa § 22 a mlčanlivosť podľa iných predpisov.
Originál
(1)
Verejný obstarávateľ a obstarávateľ sú povinní zdokumentovať celý priebeh verejného obstarávania s dôrazom na preskúmateľnosť rozhodnutí prijatých vo všetkých fázach verejného obstarávania, bez ohľadu na použité prostriedky komunikácie. Na tento účel evidujú kompletnú dokumentáciu, ktorú uchovávajú desať rokov odo dňa odoslania oznámenia o výsledku verejného obstarávania, ak osobitný predpis 46a ) neustanovuje inak; rovnopis zmluvy, rámcovej dohody alebo koncesnej zmluvy uchovávajú počas celej doby jej trvania. Ak trvanie zmluvy, rámcovej dohody alebo koncesnej zmluvy presiahne desať rokov odo dňa odoslania oznámenia o výsledku verejného obstarávania, verejný obstarávateľ a obstarávateľ uchovávajú kompletnú dokumentáciu do uplynutia troch rokov odo dňa skončenia alebo zániku zmluvy, koncesnej zmluvy alebo rámcovej dohody. Dokumentáciu vyhotovovanú v jednotlivých fázach verejného obstarávania, ktorá nie je súčasťou elektronickej komunikácie podľa § 20 , verejný obstarávateľ a obstarávateľ môžu viesť aj prostredníctvom elektronického prostriedku, ktorého prostredníctvom sa komunikácia a výmena informácií vo verejnom obstarávaní uskutočňuje.
(2)
Verejný obstarávateľ a obstarávateľ vypracujú písomnú správu o každej zákazke, rámcovej dohode, koncesii, súťaži návrhov a o každom zriadení dynamického nákupného systému.
(3)
Správa obsahuje najmä
a)
identifikáciu verejného obstarávateľa alebo obstarávateľa, predmet a hodnotu zákazky, koncesie, rámcovej dohody alebo dynamického nákupného systému,
b)
použitý postup zadávania zákazky, koncesie alebo súťaže návrhov,
c)
dátum uverejnenia oznámenia o vyhlásení verejného obstarávania, oznámenia použitého ako výzva na súťaž, oznámenia o koncesii, oznámenia o vyhlásení súťaže návrhov v európskom vestníku a vo vestníku a čísla týchto oznámení, dátum uverejnenia výzvy na predkladanie ponúk vo vestníku a číslo tejto výzvy, ak ide o podlimitnú zákazku,
d)
identifikáciu vybraných záujemcov spolu s odôvodnením ich výberu a identifikáciu záujemcov, ktorí neboli vybraní spolu s uvedením dôvodov,
e)
identifikáciu vylúčených uchádzačov alebo záujemcov a odôvodnenie ich vylúčenia,
f)
odôvodnenie vylúčenia mimoriadne nízkych ponúk,
g)
identifikáciu úspešného uchádzača a odôvodnenie výberu jeho ponuky, podiel zákazky alebo rámcovej dohody, ktorý úspešný uchádzač má v úmysle zadať subdodávateľom a ich identifikáciu, ak sú známi,
h)
odôvodnenie použitia rokovacieho konania so zverejnením, súťažného dialógu, priameho rokovacieho konania alebo zadávania koncesie podľa § 101 ods. 2 ,
i)
odôvodnenie prekročenia lehoty podľa § 135 ods. 1 písm. h) a l) a prekročenia podielu podľa § 135 ods. 1 písm. k) ,
j)
odôvodnenie prekročenia lehoty podľa § 133 ods. 2 ,
k)
dôvody zrušenia použitého postupu zadávania zákazky, koncesie, súťaže návrhov alebo dôvody nezriadenia dynamického nákupného systému,
l)
odôvodnenie použitia iných ako elektronických prostriedkov komunikácie,
m)
zistený konflikt záujmu a následne prijaté opatrenia,
n)
opatrenia prijaté v súvislosti s predbežným zapojením záujemcov alebo uchádzačov na účely prípravy postupu verejného obstarávania.
(4)
Obstarávateľ je povinný uchovávať písomné odôvodnenie zadania zákazky, na ktorú sa nevzťahuje tento zákon, po dobu desiatich rokov od uzavretia zmluvy.
(5)
Verejný obstarávateľ a obstarávateľ na požiadanie predložia správu podľa odseku 3 alebo kompletnú dokumentáciu Európskej komisii, úradu, Protimonopolnému úradu Slovenskej republiky, súdom a orgánom činným v trestnom konaní, ako aj ďalším kontrolným orgánom, ak tak ustanovuje zákon.
(6)
Úrad je oprávnený kedykoľvek vyzvať verejného obstarávateľa, obstarávateľa a osobu podľa § 8 na predloženie kópie kompletnej dokumentácie. Verejný obstarávateľ, obstarávateľ a osoba podľa § 8 sú povinní predložiť úradu kópiu kompletnej dokumentácie v lehote určenej úradom, ktorá nesmie byť kratšia ako päť pracovných dní odo dňa doručenia výzvy úradu. Na žiadosť verejného obstarávateľa, obstarávateľa alebo osoby podľa § 8 môže úrad predĺžiť lehotu podľa druhej vety, ak sú na to objektívne dôvody. Predložením kópie dokumentácie úradu, ak ide o elektronickú komunikáciu, sa rozumie sprístupnenie elektronickej podoby dokumentácie, a to zriadením prístupu do elektronického prostriedku použitého na elektronickú komunikáciu.
(7)
Verejní obstarávatelia a obstarávatelia pri uplatňovaní pravidiel podľa tohto zákona spolupracujú a vymieňajú si potrebné informácie a podklady, ktoré sa týkajú zrealizovaných verejných obstarávaní; tým nie je dotknutá povinnosť verejného obstarávateľa a obstarávateľa chrániť utajované skutočnosti, dôverné informácie podľa § 22 , povinnosť nesprístupniť inú skutočnosť chránenú podľa osobitných predpisov 71 ) a zachovávať osobitným predpisom uloženú alebo uznanú povinnosť mlčanlivosti.