Zákon o účtovníctve

Na účely tohto zákona sa za preukázateľný účtovný záznam považuje iba účtovný záznam, ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť alebo ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov. Pri zaznamenaní a spracovaní týchto skutočností musí účtovný záznam spĺňať požiadavky podľa § 31 ods. 3.

Podpisovým záznamom sa rozumie vlastnoručný podpis, kvalifikovaný elektronický podpis alebo obdobný preukázateľný podpisový záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v elektronickej podobe, ktorý umožňuje jednoznačnú preukázateľnú identifikáciu osoby, ktorá podpisový záznam vyhotovila.

Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu a neporušenosť obsahu účtovného záznamu možno zabezpečiť

Účtovná jednotka je povinná upraviť podrobnosti o oprávnení, povinnosti a o zodpovednosti osôb v účtovnej jednotke, na ktoré sa vzťahuje pripájanie podpisového záznamu, a to takým spôsobom, aby bolo možné určiť nezávisle od seba zodpovednosť jednotlivých osôb za obsah účtovného záznamu, ku ktorému boli ich podpisové záznamy pripojené.

Na účely tohto zákona sa elektronickou výmenou údajov rozumie výmena štruktúrovaných správ medzi počítačmi alebo počítačovými aplikáciami, v rámci ktorej nastáva spracovanie rôznych elektronických formátov účtovných záznamov, ktoré prechádzajú procesom overovania, koordinácie, schvaľovania a zaúčtovania bez možnosti ľudského zásahu do obsahu účtovného záznamu.

Na účely tohto zákona sa vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov rozumie určenie osôb zodpovedných za kontrolu procesu spracovania účtovných záznamov, pričom kontrola musí byť dostatočná na preukázanie skutočnosti, ktorá je účtovným záznamom zaznamenaná. Spôsob kontroly určený účtovnou jednotkou je súčasťou účtovného záznamu na vedenie účtovníctva a spracovanie účtovných záznamov.

Na účely tohto zákona sa transformáciou účtovného záznamu rozumie zmena podoby účtovného záznamu pri spracovaní účtovného záznamu v účtovnej jednotke, pričom neporušenosť obsahu účtovného záznamu zostáva zachovaná. Zmenou podoby účtovného záznamu je zmena z listinnej podoby účtovného záznamu na elektronickú podobu účtovného záznamu alebo zmena elektronickej podoby účtovného záznamu na listinnú podobu účtovného záznamu.

Účtovná jednotka môže vykonať transformáciu účtovného záznamu, len ak účtovný záznam je preukázateľný. V súlade so zvoleným spôsobom uchovávania účtovných záznamov účtovná jednotka môže vykonať transformáciu účtovného záznamu, ktorý ešte nebol predmetom transformácie, pričom je povinná uchovávať účtovný záznam v podobe, ktorá je výsledkom transformácie účtovného záznamu.

Účtovná jednotka môže vykonať transformáciu účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej podoby zaručenou konverziou v súlade s osobitnými predpismi 45aa ) alebo spôsobom podľa odseku 5.

Účtovná jednotka, ktorá neuchováva účtovné záznamy v elektronickej podobe, môže vykonať transformáciu účtovného záznamu z elektronickej podoby do listinnej podoby zaručenou konverziou v súlade s osobitnými predpismi 45aa ) alebo spôsobom podľa odseku 6, ak účtovný záznam neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať.

Pri transformácii účtovného záznamu skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme účtovná jednotka zabezpečí

Transformáciu účtovného záznamu, ktorý neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať, z elektronickej podoby do listinnej podoby účtovná jednotka vykoná použitím výstupného zariadenia výpočtovej techniky, ktoré umožňuje jeho vytlačenie na papier spôsobom zaručujúcim neporušenosť a čitateľnosť obsahu účtovného záznamu.

Účtovný záznam, ktorého podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu podľa odsekov 2 až 6, sa považuje za preukázateľný, pričom sa nevyžaduje predloženie účtovného záznamu v pôvodnej podobe, ak osobitné predpisy 45ab ) neustanovujú inak.

Ak účtovná jednotka zistí, že niektorý účtovný záznam jej účtovníctva je neúplný, nepreukázateľný, nesprávny alebo nezrozumiteľný, je povinná vykonať bez zbytočného odkladu jeho opravu spôsobom podľa odseku 2.

Oprava sa musí vykonať tak, aby bolo možné určiť zodpovednú osobu, ktorá vykonala príslušnú opravu, deň jej vykonania a obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou aj po oprave. Oprava v účtovnom zázname nesmie viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti, nesprávnosti, nezrozumiteľnosti alebo neprehľadnosti účtovníctva.

Na opravu účtovného zápisu treba vždy vyhotoviť účtovný doklad.

Deň v účtovnom zázname treba zaznamenať s takou presnosťou, aby neistota v určení času nemala za následok neistotu v určení obsahu účtovných prípadov.

Účtovný záznam, ktorý je nečitateľný alebo ho nemožno previesť do čitateľnej podoby, sa hodnotí, ako keby ho účtovná jednotka neviedla.

Účtovná jednotka je povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Účtovná jednotka je tiež povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením.

Účtovná jednotka je povinná uchovávať účtovnú dokumentáciu počas doby ustanovenej v odseku 3. Na nakladanie s účtovnou dokumentáciou sa vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve.

Účtovné záznamy sa uchovávajú takto:

Účtovná jednotka, na ktorú sa vzťahuje povinnosť overovania účtovnej závierky audítorom podľa § 19 alebo § 22 , je povinná uchovávať správu audítora počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa overovanie audítorom týka. Účtovná jednotka, na ktorú sa vzťahuje povinnosť zabezpečiť, aby jej vykazovanie informácií o udržateľnosti vo výročnej správe podliehalo uisteniu v oblasti vykazovania informácií o udržateľnosti audítorom podľa § 20h , je povinná uchovávať správu o uistení v oblasti vykazovania informácií o udržateľnosti počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa uistenie audítorom týka.

Účtovná jednotka je povinná dodržiavať určený spôsob uchovávania účtovnej dokumentácie. Elektronickým uchovávaním účtovnej dokumentácie sa rozumie uloženie účtovnej dokumentácie na dátovom nosiči. Účtovná jednotka je tiež povinná zabezpečiť splnenie požiadaviek podľa § 31 ods. 3 , ak uchováva len účtovné záznamy, ktorých podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu.

Účtovná jednotka je povinná pred svojím zánikom bez právneho nástupcu alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti informovať daňový úrad o preukázateľnom zabezpečení uchovania jej účtovnej dokumentácie inou účtovnou jednotkou alebo fyzickou osobou podľa § 1 ods. 3 písm. a) s uvedením identifikačných údajov v rozsahu podľa odseku 7. Ak si účtovná jednotka nesplní povinnosť podľa prvej vety, povinnosť uchovania účtovnej dokumentácie má posledný štatutárny orgán alebo člen štatutárneho orgánu oprávnený konať za účtovnú jednotku pred jej zánikom alebo skončením podnikania. Iná účtovná jednotka a fyzická osoba podľa § 1 ods. 3 písm. a) sú povinné pri uchovávaní účtovnej dokumentácie podľa prvej vety dodržiavať ustanovenia odsekov 1 až 5 a § 31 ods. 8.

Identifikačnými údajmi

Povinnosť informovať daňový úrad o preukázateľnom zabezpečení uchovania účtovnej dokumentácie podľa odseku 6 u účtovnej jednotky uvedenej v § 1 ods. 1 písm. a) treťom bode pri úmrtí prechádza na dediča alebo na príslušnú štátnu rozpočtovú organizáciu, ak dedičstvo pripadlo štátu, a to v lehote troch kalendárnych mesiacov odo dňa nadobudnutia právoplatnosti uznesenia o dedičstve. 45ac )

Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú správneho konania, trestného konania, konania pred súdom alebo iného konania, ktoré sa neskončilo, uchováva účtovná jednotka do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie. Účtovné záznamy, podľa ktorých sa zisťuje alebo preveruje základ dane alebo iné skutočnosti rozhodujúce pre správne určenie dane alebo vznik daňovej povinnosti, sa uchovávajú v lehote podľa tohto zákona, najmenej však v lehote na zánik práva vyrubiť daň alebo rozdiel dane podľa osobitného predpisu 47a ) alebo v lehote ustanovenej osobitnými predpismi. 45a )

Účtovná jednotka môže ako účtovné záznamy použiť aj mzdové listy, daňové doklady alebo inú dokumentáciu vyplývajúcu z osobitných predpisov. Takto použitá dokumentácia musí spĺňať požiadavky kladené týmto zákonom na účtovné záznamy. Túto dokumentáciu uchováva účtovná jednotka počas doby ustanovenej v § 35 ods. 3 podľa toho, akú funkciu plní pri vedení účtovníctva.

Účtovné doklady a iné účtovné záznamy, ktoré sa týkajú záručných lehôt a reklamačných konaní, uchováva účtovná jednotka počas doby, počas ktorej záručné lehoty alebo reklamačné konania trvajú; účtovné záznamy, ktoré sa týkajú nezinkasovaných pohľadávok alebo nezaplatených záväzkov, uchováva účtovná jednotka do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k ich inkasu alebo zaplateniu.

Knihy analytickej evidencie pohľadávok a knihy analytickej evidencie záväzkov, účtovné doklady a iné účtovné záznamy, ktoré vyplývajú z priameho styku s cudzinou z doby pred 1. januárom 1949, a účtovnú závierku vzťahujúcu sa na prevod majetku na iné právnické osoby alebo fyzické osoby, vykonaný podľa osobitného predpisu, 46 ) uchováva účtovná jednotka do doby, kým ministerstvo z vlastného podnetu alebo na žiadosť účtovnej jednotky nedá súhlas na vyradenie tejto dokumentácie.