Zákon o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov

Zákon č. 395/2002 Z. z.

Sledovať zmeny
Panel nástrojov

Zákon o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov

Zákon č. 395/2002 Z. z.

§ 24 – Štátna správa archívov a registratúr

Trvalý odkaz
Jednoducho
(1)
Ministerstvo je ústredným orgánom pre archívy a registratúry. Riadi výkon štátnej správy, vypracúva koncepcie, schvaľuje zriaďovanie a zrušovanie archívov, vedie evidencie, rozhoduje o vyraďovaní, vedie archívny systém, vydáva povolenia na vývoz, vykonáva dozor a ukladá pokuty.
(2)
Ministerstvo vedie ústrednú evidenciu, evidenciu archívov, pečatí a osôb, schvaľuje poriadky, rozhoduje o prístupe k dokumentom, preberá dokumenty od štátnych orgánov a významných pôvodcov a vyberá poplatky.
(3)
Ministerstvo zabezpečuje trvalé uloženie, autenticitu a sprístupnenie elektronických archívnych dokumentov.
(4)
Evidencie podľa odseku 2 písm. a) zverejňuje na svojom webovom sídle.
Originál
(1)
Ústredným orgánom štátnej správy na úseku archívov a registratúr je ministerstvo. Ministerstvo
a)
riadi výkon štátnej správy na úseku archívov a registratúr,
b)
vypracúva koncepciu rozvoja archívov, preberania, sprístupňovania a ochrany archívnych dokumentov a správy registratúry,
c)
dáva súhlas na zriadenie a zrušenie archívov a zrušuje archívy v prípadoch ustanovených týmto zákonom,
d)
vedie evidenciu archívov a zoznam osôb,
e)
rozhoduje o vyraďovaní registratúrnych záznamov ministerstva, Policajného zboru, Hasičského a záchranného zboru, Horskej záchrannej služby, zriaďovateľov archívov podľa § 4 ods. 2 písm. b) a c) a registratúrnych záznamov obsahujúcich utajované skutočnosti a vykonáva nad nimi štátny odborný dozor; ak ide o zriaďovateľov archívov podľa § 4 ods. 2 písm. b) a c) , prihliada vo vyraďovacom konaní na stanovisko ich archívu,
f)
určuje pôvodcu registratúrnych záznamov, ktorý vypracúva iba registratúrny plán a začleňuje ho do predarchívnej starostlivosti,
g)
vedie archívny informačný systém,
h)
vydáva povolenie na trvalý vývoz cudzích archívnych dokumentov a na dočasný vývoz archívnych dokumentov,
i)
vydáva záväzné stanovisko colnému orgánu podľa § 26a ods. 2 ,
j)
posudzuje dôvodnosť zadržania cudzieho archívneho dokumentu colným orgánom,
k)
vydáva záväzné stanovisko pre Ministerstvo kultúry Slovenskej republiky v prípade pochybnosti o povahe a druhu predmetu kultúrnej hodnoty zadržaného colným orgánom, v ktorom uvedie dôvody brániace pre jeho prepustenie do navrhovaného colného režimu,
l)
rozhoduje o uložení pokuty, nútenej úschove archívneho dokumentu a o jeho vyvlastnení,
m)
vykonáva štátny odborný dozor správy registratúry podľa § 23 ,
n)
poskytuje primeranú náhradu za obmedzenie vlastníckeho práva k archívnym dokumentom,
o)
plní záväzky Slovenskej republiky vyplývajúce jej z členstva v medzinárodných organizáciách na úseku archívov a dojednáva a vykonáva medzinárodné zmluvy týkajúce sa archívov,
p)
koordinuje postup ústredných štátnych orgánov pri správe ich registratúry a vydáva pre ne vzorový registratúrny poriadok,
q)
riadi a kontroluje správu registratúry okresných úradov,
r)
vydáva štandardy pre elektronické informačné systémy na správu registratúry a posudzuje zhodu elektronického informačného systému na správu registratúry so štandardom pre elektronické informačné systémy na správu registratúry,
s)
zabezpečuje činnosť Vedeckej archívnej rady.
(2)
Ministerstvo
a)
vedie
1.
ústrednú evidenciu,
2.
evidenciu archívov,
3.
evidenciu pečatí a pečatidiel,
4.
zoznam osôb,
5.
evidenciu pôvodcov registratúr,
6.
evidenciu vystavovaných archívnych dokumentov,
7.
ústrednú evidenciu archívnych pomôcok,
b)
vykonáva štátny odborný dozor
1.
správy registratúry,
2.
archívov,
3.
archívnych dokumentov uložených u vlastníkov, ktorí nezriadili archív,
c)
schvaľuje registratúrny poriadok a registratúrny plán pôvodcu registratúry, ako aj bádateľský poriadok archívu; ak registratúrny poriadok upravuje manipuláciu s registratúrnymi záznamami obsahujúcimi utajované skutočnosti, prihliada pri jeho schvaľovaní na stanovisko Národného bezpečnostného úradu, 32a )
d)
rozhoduje o
1.
vyraďovaní registratúrnych záznamov,
2.
obmedzení prístupu k archívnym dokumentom, ktoré prebralo,
e)
preberá archívne dokumenty pochádzajúce z činnosti štátnych orgánov a nimi zriadených a založených právnických osôb, obcí a samosprávnych krajov a nimi zriadených a založených právnických osôb, iných právnických osôb a významných fyzických osôb, ktoré nezriadili archív,
f)
umožňuje prístup k archívnym dokumentom, ktoré spravuje a spravuje archívny informačný systém,
g)
vyberá správne poplatky podľa osobitného predpisu. 22 )
(3)
Ministerstvo na úseku starostlivosti o elektronické archívne dokumenty zabezpečuje
a)
ich trvalé uloženie,
b)
ich autenticitu a hodnovernosť,
c)
ich sprístupnenie a zverejňovanie,
d)
metodické usmerňovanie správy elektronických archívnych dokumentov.
(4)
Ministerstvo zverejňuje evidencie podľa odseku 2 písm. a) prvého až tretieho bodu na svojom webovom sídle.

§ 24a – Štátny archív

Trvalý odkaz
Jednoducho

Štátny archív vedie evidenciu pôvodcov, vykonáva dozor, schvaľuje registratúrne poriadky, rozhoduje o vyraďovaní, preberá dokumenty od určených pôvodcov, umožňuje prístup k dokumentom, vyhotovuje kópie a vyberá poplatky.

Originál

Štátny archív

a)
vedie evidenciu
1.
pôvodcov registratúr,
2.
podľa § 10 ods. 1 ,
b)
vykonáva štátny odborný dozor
1.
správy registratúry,
2.
archívov,
3.
archívnych dokumentov uložených u vlastníkov, ktorí nezriadili archív,
c)
schvaľuje registratúrny poriadok a registratúrny plán pôvodcu registratúry, ako aj bádateľský poriadok archívu; ak registratúrny poriadok upravuje manipuláciu s registratúrnymi záznamami obsahujúcimi utajované skutočnosti, prihliada pri jeho schvaľovaní na stanovisko Národného bezpečnostného úradu,
d)
rozhoduje o
1.
vyraďovaní registratúrnych záznamov,
2.
obmedzení prístupu k archívnym dokumentom, ktoré prebral,
e)
preberá archívne dokumenty takto:
1.
štátny ústredný archív od najvyšších orgánov verejnej moci, právnických osôb založených alebo zriadených ústrednými štátnymi orgánmi, štátnych orgánov s pôsobnosťou v odvetviach baníctvo, hutníctvo, geológia a v iných súvisiacich odvetviach, právnických osôb celoštátneho významu, fyzických osôb, ktoré sú osobnosťami spoločenského života celoštátneho významu a od pôvodcov, ktorých určí ministerstvo,
2.
štátny archív s regionálnou územnou pôsobnosťou od štátnych orgánov so sídlom a pôsobnosťou v jeho územnom obvode a nimi založených alebo zriadených právnických osôb, samosprávneho kraja so sídlom v jeho územnom obvode a ním založených alebo zriadených právnických osôb, obcí nachádzajúcich sa v jeho územnom obvode a nimi založených alebo zriadených právnických osôb, univerzít a iných vysokých škôl so sídlom v jeho územnom obvode, právnických osôb najmä z oblasti hospodárskeho života so sídlom v jeho územnom obvode, fyzických osôb, ktoré sú osobnosťami spoločenského života regionálneho významu a majú trvalý pobyt v jeho územnom obvode, a od pôvodcov, ktorých určí ministerstvo,
f)
umožňuje prístup k archívnym dokumentom, ktoré spravuje, rozhoduje o ich vypožičaní na výstavné účely a spravuje archívny informačný systém,
g)
na základe písomnej žiadosti a vyhľadávania v archívnych dokumentoch vyhotovuje odpis, výpis, potvrdenie z archívneho dokumentu a kópie archívneho dokumentu vrátane osvedčovania zhody s archívnym dokumentom,
h)
vyberá správne poplatky podľa osobitného predpisu 22 ) a úhrady nákladov za služby archívu.

§ 24b – Evidencia archívov, evidencia pečatí a pečatidiel a evidencia pôvodcov registratúr

Trvalý odkaz
Jednoducho

Tieto evidencie obsahujú podrobné identifikačné údaje o archívoch, ich zriaďovateľoch, pečatiach, pečatidlách, osobách vykonávajúcich odborné činnosti a pôvodcoch registratúr.

Originál
(1)
Evidencia archívov obsahuje najmä
a)
identifikačné údaje o zriaďovateľovi archívu v rozsahu meno, priezvisko, adresu trvalého pobytu, a ak je právnickou osobou, názov, sídlo a identifikačné číslo organizácie, ak ho má pridelené,
b)
názov archívu a jeho adresu,
c)
dátum a číslo udelenia súhlasu ministerstva so zriadením archívu,
d)
dátum, dôvod zrušenia a číslo rozhodnutia ministerstva o zrušení archívu,
e)
identifikátor archívu pridelený ministerstvom,
f)
názvy súborov archívnych dokumentov a počet bežných metrov prevzatých archívnych dokumentov,
g)
miesto uloženia archívnych dokumentov po zrušení archívu alebo identifikačné údaje právneho nástupcu zriaďovateľa archívu,
h)
názov a identifikátor štátneho archívu podľa § 4 ods. 2 písm. a) vykonávajúceho štátny odborný dozor; ak ide o špecializovaný štátny archív, uvádza sa ministerstvo.
(2)
Evidencia pečatí a pečatidiel obsahuje najmä
a)
identifikačné údaje o zriaďovateľovi archívu v rozsahu meno, priezvisko, adresu trvalého pobytu, a ak je právnickou osobou, názov, sídlo a identifikačné číslo organizácie, ak ho má pridelené,
b)
názov archívu a jeho adresu,
c)
názov archívneho súboru, do ktorého archívny dokument opatrený pečaťou patrí, alebo názov súboru samostatných pečatí a pečatidiel,
d)
identifikačné údaje archívneho dokumentu opatreného pečaťou,
e)
identifikácia vlastníka pečatidla, ktorého odtlačkom bol archívny dokument opatrený, vlastníka samostatnej pečate alebo vlastníka samotného pečatidla,
f)
opis pečate a pečatidla, kruhopisu, pečatného poľa; pri dvojstranných pečatiach a pečatidlách opis averzu a reverzu,
g)
vyobrazenie pečate a pečatidla; pri dvojstranných pečatiach a pečatidlách vyobrazenie averzu a reverzu.
(3)
Zoznam osôb obsahuje najmä
a)
identifikačné údaje o zriaďovateľovi archívu v rozsahu meno, priezvisko, adresu trvalého pobytu, a ak je právnickou osobou, názov, sídlo a identifikačné číslo organizácie, ak ho má pridelené,
b)
názov archívu a jeho adresu,
c)
meno a priezvisko osoby vykonávajúcej v archíve odborné činnosti,
d)
druh a stupeň dosiahnutého vzdelania,
e)
dátum vzniku a skončenia pracovného pomeru alebo štátnozamestnaneckého pomeru.
(4)
Evidencia pôvodcov registratúr sa vedie na účely zabezpečenia predarchívnej starostlivosti štátnych archívov a ministerstva u pôvodcov registratúr. Evidencia pôvodcov registratúr obsahuje najmä
a)
identifikačné údaje o pôvodcovi registratúry v rozsahu meno a priezvisko pôvodcu registratúry, alebo ak ide o právnickú osobu, názov a identifikačné číslo organizácie, ak ho má pridelené,
b)
adresu trvalého pobytu, alebo ak ide o právnickú osobu, sídlo,
c)
predmet činnosti,
d)
miesto uloženia registratúry,
e)
formu vedenia správy registratúry,
f)
dátum vykonaných kontrol,
g)
údaje o vývoze registratúrnych záznamov.

§ 25 – Vývoz archívnych dokumentov do zahraničia

Trvalý odkaz
Jednoducho
(1)
Archívny dokument zapísaný v evidencii archívneho dedičstva nemožno trvalo vyviezť.
(2)
Dočasný vývoz a trvalý vývoz cudzieho dokumentu je možný len s povolením ministerstva. Dočasný vývoz je možný najviac na 12 mesiacov.
(3)
Povolenie sa udeľuje najmä na výstavné, reštaurátorské alebo študijné účely a platí 12 mesiacov.
(4)
Žiadosť o povolenie sa podáva najmenej tri mesiace vopred a obsahuje podrobné údaje o dokumente, účele, vlastníkovi a poistení.
(5)
K žiadosti sa prikladá zoznam dokumentov a poistná zmluva. Náklady hradí vyvážajúci.
(6)
Žiadosť sa podáva na osobitnom tlačive zverejnenom na webe ministerstva.
(7)
Prepravu zabezpečuje kuriér.
(8)
Vyvážajúci predkladá povolenie colným orgánom spolu so zoznamom dokumentov potvrdeným ministerstvom.
(9)
Po návrate musí vyvážajúci predložiť dokument ministerstvu na kontrolu. Pri strate alebo poškodení musí bezodkladne informovať ministerstvo.
(10)
Ak došlo k poškodeniu, ministerstvo navrhne nápravu a náklady hradí vyvážajúci.
(11)
Ak sa vývoz neuskutoční, povolenie treba vrátiť.
(12)
Povolenie na vývoz nenahrádza iné zákonné povinnosti.
(13)
Pre trvalý vývoz cudzieho dokumentu platia obdobné pravidlá.
(14)
Registratúrne záznamy vzniknuté na Slovensku nemožno trvalo vyviezť.
Originál
(1)
Archívny dokument zapísaný v evidencii archívneho dedičstva nemožno trvalo vyviezť; to sa nevzťahuje na cudzie archívne dokumenty.
(2)
Dočasný vývoz archívneho dokumentu a trvalý vývoz cudzieho archívneho dokumentu je možný len s písomným povolením 33 ) ministerstva na vývoz archívneho dokumentu (ďalej len „povolenie"). Archívny dokument možno dočasne vyviezť najviac na 12 mesiacov.
(3)
Ministerstvo udeľuje povolenie pri dočasnom vývoze archívneho dokumentu spravidla na výstavné, konzervátorské, reštaurátorské alebo študijné účely. Povolenie obsahuje okrem všeobecných náležitostí rozhodnutia identifikačné údaje archívneho dokumentu: názov archívu, meno a priezvisko alebo názov vlastníka alebo pôvodcu archívneho dokumentu, názov súboru archívnych dokumentov, časový rozsah vzniku súboru archívnych dokumentov, miesto uloženia, množstvo, dátum, dokedy musí byť archívny dokument dovezený a prípadné ďalšie podmienky. Povolenie je platné 12 mesiacov od dátumu vydania.
(4)
Ten, kto dočasne vyváža archívny dokument, je povinný požiadať ministerstvo o povolenie najneskôr tri mesiace pred vývozom. Žiadosť obsahuje
a)
meno a priezvisko, adresu trvalého pobytu a adresu prechodného pobytu alebo názov, sídlo a identifikačné číslo vyvážajúceho,
b)
identifikačné údaje toho, ku komu sa vyváža,
c)
identifikačné údaje archívneho dokumentu podľa odseku 3,
d)
účel dočasného vývozu,
e)
osvedčenú kópiu dokladu o vlastníctve archívneho dokumentu; ak vyvážajúci nie je vlastníkom archívneho dokumentu, aj písomný súhlas vlastníka archívneho dokumentu s jeho osvedčeným podpisom,
f)
cenu archívneho dokumentu zistenú akvizičnou komisiou,
g)
potvrdenie o vyhotovení konzervačnej kópie,
h)
miesto vývozu,
i)
čas trvania vývozu.
(5)
K žiadosti je potrebné priložiť zoznam vyvážaných archívnych dokumentov a poistnú zmluvu. Náklady spojené s vývozom uhrádza vyvážajúci.
(6)
Povolenie podľa odseku 2 sa vydáva a žiadosť podľa odseku 4 sa podáva na osobitnom tlačive. 33 ) Vzor osobitného tlačiva pre žiadosti o vývoz archívneho dokumentu v rámci colného územia Európskej únie je zverejnený na webovom sídle ministerstva.
(7)
Archívny dokument na miesto určenia prepravuje výlučne právnická osoba alebo fyzická osoba, ktorá zabezpečuje prepravu prostredníctvom kuriéra.
(8)
Vyvážajúci je povinný povolenie predložiť colným orgánom spolu so zoznamom vyvážaných archívnych dokumentov. Zoznam musí byť vypracovaný na hlavičkovom papieri ministerstva. Každá strana zoznamu musí obsahovať podpis osoby, ktorá vydala povolenie, a odtlačok úradnej pečiatky ministerstva.
(9)
Vyvážajúci je povinný do 30 dní po dovezení archívneho dokumentu späť na územie Slovenskej republiky predložiť ho ministerstvu na kontrolu; ak nedošlo k jeho poškodeniu alebo zmene, ministerstvo vráti archívny dokument vyvážajúcemu. Ak došlo počas dočasného vývozu k zničeniu, strate alebo odcudzeniu archívneho dokumentu, vyvážajúci je povinný bezodkladne oznámiť túto skutočnosť ministerstvu.
(10)
Ak ministerstvo zistí, že počas dočasného vývozu archívneho dokumentu došlo k jeho poškodeniu alebo zmene, navrhne spôsob nápravy. Náklady na konzervovanie a reštaurovanie archívneho dokumentu uhrádza vyvážajúci.
(11)
Ak sa dočasný vývoz neuskutoční, je ten, komu bolo udelené povolenie, povinný bezodkladne ho vrátiť ministerstvu.
(12)
Predloženie povolenia na dočasný vývoz archívneho dokumentu nenahrádza povinnosti podľa osobitného predpisu. 34 )
(13)
Na trvalý vývoz cudzieho archívneho dokumentu sa vzťahujú odseky 2 a 3, odsek 4 písm. a) až c), e) a f), odseky 5 až 8 a odsek 11.
(14)
Registratúrne záznamy vzniknuté na území Slovenskej republiky nemožno trvalo vyviezť.

§ 26 – Dovoz a vývoz archívnych dokumentov

Trvalý odkaz
Jednoducho

Cudzí archívny dokument môže byť dovezený na Slovensko len v súlade s povolením orgánu cudzieho štátu. Dovoz odcudzených dokumentov je zakázaný.

Originál

Cudzí archívny dokument, ktorý je zapísaný v evidencii cudzieho štátu alebo bol vytvorený alebo nájdený na území cudzieho štátu, môže vstúpiť 34a ) a byť dovezený 34b ) na územie Slovenskej republiky len v súlade s povolením príslušného orgánu tohto cudzieho štátu. Vstup a dovoz cudzieho archívneho dokumentu odcudzeného v štáte podľa prvej vety alebo v treťom štáte, ako aj jeho prevod vlastníctva sa zakazuje. 35 )

Načítané 5 z 43 paragrafov