Zákon o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov

Zákon č. 395/2002 Z. z.

Sledovať zmeny
Panel nástrojov

Zákon o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov

Zákon č. 395/2002 Z. z.

§ 19 – Príprava vyraďovacieho konania

Trvalý odkaz
Jednoducho
(1)
Pôvodca navrhuje na vyradenie záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia.
(2)
Pôvodca môže navrhnúť aj osobitné vyradenie záznamov, ktorým lehota neuplynula.
(3)
Návrh na vyradenie obsahuje vyhlásenia o uplynutí lehôt a nepotrebnosti záznamov, ako aj zoznamy vecných skupín so znakom hodnoty „A“ a bez neho.
(4)
Návrh na osobitné vyradenie obsahuje vyhlásenia o nepotrebnosti, dôvodoch (napríklad zánik pôvodcu alebo existencia hodnoverných kópií) a zoznamy vecných skupín.
Originál
(1)
Pôvodca registratúry navrhuje na vyradenie registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia (ďalej len „návrh na vyradenie“); do návrhu na vyradenie nezaradí registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia, ak ich ešte potrebuje.
(2)
Pôvodca registratúry môže navrhnúť na vyradenie aj registratúrne záznamy, ktorým neuplynula lehota uloženia predložením návrhu na osobitné vyradenie (ďalej len „návrh na osobitné vyradenie“).
(3)
V návrhu na vyradenie pôvodca registratúry uvedie
a)
vyhlásenie o tom, že všetkým registratúrnym záznamom navrhnutým na vyradenie uplynula lehota uloženia,
b)
vyhlásenie o tom, že registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie už nepotrebuje na svoju činnosť,
c)
zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“, ak ich návrh na vyradenie obsahuje,
d)
zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“, ak ich návrh na vyradenie obsahuje.
(4)
V návrhu na osobitné vyradenie pôvodca registratúry uvedie
a)
vyhlásenie o tom, že
1.
registratúrne záznamy navrhnuté na osobitné vyradenie už nepotrebuje na svoju činnosť, a že pôvodca registratúry zaniká bez právneho nástupcu podľa § 16 ods. 2 písm. o) ,
2.
registratúrne záznamy navrhnuté na osobitné vyradenie už nepotrebuje na svoju činnosť, a že predkladá na vyradenie hodnoverné kópie vytvorené podľa tohto zákona, osobitného predpisu, 30j ) alebo elektronické kópie vytvorené prostredníctvom zaručenej konverzie, 30l ) alebo
3.
degradácia registratúrnych záznamov spôsobená mimoriadnou udalosťou alebo nedostatočnou ochranou dosahuje stupeň, kedy ich už nie je možné zachrániť a nemôže ich ďalej využívať na svoju činnosť,
b)
zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“, ak ich návrh na osobitné vyradenie obsahuje,
c)
zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“, ak ich návrh na osobitné vyradenie obsahuje.

§ 20 – Vyraďovacie konanie

Trvalý odkaz
Jednoducho
(1)
Konanie sa začína predložením návrhu. Ministerstvo alebo štátny archív rozhodne o vyradení, určí, ktoré záznamy majú trvalú hodnotu a kedy sa odovzdajú do archívu, alebo povolí zničenie ostatných záznamov.
(2)
Ak návrh obsahuje len záznamy bez znaku hodnoty „A“, rozhodnutie sa nevydáva, ak oň pôvodca nepožiada. Ak do 60 dní od podania návrhu neprijme rozhodnutie, pôvodca môže záznamy bez trvalej hodnoty zničiť.
(3)
Vyraďovanie záznamov s utajovanými skutočnosťami upravuje osobitný predpis.
Originál
(1)
Vyraďovacie konanie sa začína predložením návrhu na vyradenie alebo návrhu na osobitné vyradenie. Pôvodca registratúry podľa § 16 ods. 3 predkladá návrh na vyradenie alebo návrh na osobitné vyradenie elektronicky prostredníctvom vzoru elektronického formulára, ktorý ministerstvo uverejňuje na svojom webovom sídle. Ak návrh na vyradenie alebo návrh na osobitné vyradenie má všetky náležitosti, ministerstvo alebo štátny archív posúdi dokumentárnu hodnotu registratúrnych záznamov a vydá rozhodnutie o
a)
vyradení registratúrnych záznamov po uplynutí ich lehoty uloženia,
b)
trvalej dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov a termíne ich odovzdania do archívu; do termínu ich odovzdania do archívu určí miesto ich uloženia,
c)
tom, že pôvodca registratúry môže zničiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty.
(2)
Ak pôvodca registratúry predloží návrh na vyradenie, ktorý obsahuje len registratúrne záznamy bez znaku hodnoty „A“ a ministerstvo alebo štátny archív ich posúdi ako registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty, rozhodnutie o vyradení sa nevydáva; to neplatí, ak pôvodca registratúry o rozhodnutie o vyradení požiada. Pôvodca registratúry môže zničiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty, ak mu rozhodnutie podľa odseku 1 nebolo doručené do 60 dní odo dňa predloženia návrhu na vyradenie.
(3)
Vyraďovanie registratúrnych záznamov, ktoré obsahujú utajované skutočnosti, upravuje osobitný predpis. 31 )

§ 21 – Rozhodovanie o dokumentárnej hodnote záznamu mimo vyraďovacieho konania

Trvalý odkaz
Jednoducho

Rozhoduje sa v prípadoch, ak štát nadobúda dokument do vlastníctva, ak bol ponúknutý archívu, ak bol nájdený alebo na žiadosť vlastníka.

Originál
a)
má štát nadobudnúť do vlastníctva,
b)
bol ponúknutý na prevzatie do archívu,
c)
bol nájdený,
d)
sa posudzuje na žiadosť vlastníka záznamu.

§ 22 – Preberanie archívnych dokumentov

Trvalý odkaz
Jednoducho
(1)
Archív preberá dokumenty najneskôr do piatich rokov od rozhodnutia o vyradení.
(2)
Preberanie sa potvrdzuje preberacím protokolom, ktorý obsahuje všetky náležitosti o pôvode, stave a množstve dokumentov.
(3)
Pri preberaní mimo vyraďovacieho konania protokol obsahuje údaje podľa odseku 2 písm. a) až d), i) až k) a informácie o obmedzení prístupu.
(4)
Náklady na odovzdanie hradí pôvodca.
(5)
Archív sa môže dohodnúť s pôvodcom na dočasnom uložení dokumentov u pôvodcu.
(6)
Archív môže odmietnuť prevzatie, ak dokumenty nie sú usporiadané podľa plánu alebo pokynov archívu.
Originál
(1)
Archív preberá archívne dokumenty od pôvodcu registratúry v archívnych škatuliach 30a ) najneskôr do piatich rokov od vydania rozhodnutia podľa § 20 ods.1 písm. b) .
(2)
Preberanie archívnych dokumentov sa uskutočňuje na základe preberacieho protokolu, ktorý obsahuje
a)
názov preberajúceho archívu,
b)
názov odovzdávajúceho,
c)
názov pôvodcu archívnych dokumentov, ak nie je odovzdávajúcim,
d)
časové rozpätie vzniku archívnych dokumentov,
e)
číslo rozhodnutia o vyradení registratúrnych záznamov,
f)
počet odovzdávaných archívnych ukladacích jednotiek alebo objem elektronických registratúrnych záznamov v bajtoch,
g)
vyhlásenie odovzdávajúceho, že archívne dokumenty sú označené podľa rozhodnutia príslušného štátneho archívu,
h)
vyhlásenie odovzdávajúceho o fyzickom stave archívnych dokumentov; to neplatí v prípade elektronických archívnych dokumentov,
i)
miesto a dátum prevzatia archívnych dokumentov,
j)
odtlačok pečiatky odovzdávajúceho, archívu a podpisy ich zástupcov; to neplatí pre elektronickú podobu preberacieho protokolu,
k)
zoznam odovzdávaných archívnych dokumentov vypracovaný odovzdávajúcim.
(3)
Ak archív preberá archívne dokumenty, o ktorých dokumentárnej hodnote sa rozhodlo mimo vyraďovacieho konania, v preberacom protokole uvedie náležitosti podľa odseku 2 písm. a) až d), písm. i) až k) a prípadné obmedzenie prístupu k archívnym dokumentom.
(4)
Náklady súvisiace s odovzdaním archívnych dokumentov do archívu po skončení vyraďovacieho konania uhrádza pôvodca registratúry.
(5)
Vo výnimočnom prípade môže archív po skončení vyraďovacieho konania dohodnúť s pôvodcom registratúry dočasné uloženie archívnych dokumentov u pôvodcu. Dočasné uloženie archívnych dokumentov obsahujúcich utajované skutočnosti u iného subjektu ako u pôvodcu upravuje osobitný predpis. 31 )
(6)
Archív môže odmietnuť prebrať archívne dokumenty, ak nie sú usporiadané podľa registratúrneho plánu pôvodcu registratúry alebo podľa pokynov archívu; súčasne určí lehotu na usporiadanie archívnych dokumentov.

§ 23 – Správa registratúry inou osobou

Trvalý odkaz
Jednoducho
(1)
Pôvodca môže správu registratúry zveriť inej osobe.
(2)
Správca registratúry musí zabezpečiť ochranu a prístup k dokumentom, zamestnať osoby s predpísaným vzdelaním a oznámiť ministerstvu prevzatie registratúry zaniknutého pôvodcu.
(3)
Zodpovednosť pôvodcu zostáva zachovaná.
Originál
(1)
Pôvodca registratúry môže zveriť inej osobe správu registratúrnych záznamov.
(2)
Osoba, ktorá zabezpečuje správu registratúry iného pôvodcu registratúry, je povinná
a)
umiestniť registratúru v priestoroch, ktoré zabezpečujú ochranu registratúrnych záznamov a umožniť prístup k nim vyhotovovaním výpisov, odpisov, potvrdení a kópií; ak pôvodca registratúry zanikol, osvedčovať na nich ich zhodu,
b)
zabezpečiť, aby správu registratúry vykonávali osoby, ktoré majú úplné stredné vzdelanie a najmenej päť rokov odbornej praxe alebo vysokoškolské vzdelanie podľa § 6 ods. 3 písm. b) prvého bodu ,
c)
oznámiť ministerstvu prevzatie registratúry zaniknutého pôvodcu.
(3)
Povinnosti pôvodcu registratúry pri správe jeho registratúry inou osobou zostávajú zachované. Tým nie je dotknutá zodpovednosť správcu registratúry podľa osobitného predpisu. 32 )

Načítané 5 z 43 paragrafov