Zákon o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov

Zákon č. 395/2002 Z. z.

Sledovať zmeny
Panel nástrojov

Zákon o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov

Zákon č. 395/2002 Z. z.

§ 16 – Práva a povinnosti pôvodcu registratúry

Trvalý odkaz
Jednoducho
(1)
Pôvodca registratúry môže žiadať ministerstvo alebo archív o radu a zveriť správu registratúry inej osobe.
(2)
Pôvodca registratúry musí:
a)
evidovať záznamy zo svojej činnosti,
b)
vypracovať registratúrny plán a dať ho schváliť (neplatí, ak nevznikajú záznamy s trvalou hodnotou),
c)
zabezpečovať správu registratúry,
d)
zabezpečiť trvanlivosť a hodnovernosť záznamov až do vyradenia,
e)
zabezpečiť, aby správu vykonávali osoby s úplným stredným vzdelaním (orgány verejnej moci s celoslovenskou pôsobnosťou musia mať aspoň jedného zamestnanca s VŠ vzdelaním v odbore história),
f)
umiestniť registratúru v bezpečných priestoroch,
g)
umožniť štátny odborný dozor,
h)
vyraďovať záznamy len so súhlasom archívu,
i)
označiť záznamy s obmedzeným prístupom,
j)
obmedziť prístup k záznamom s osobnými údajmi,
k)
vyhotovovať kópie a potvrdenia za úhradu a osvedčovať ich zhodu s originálom,
l)
oznamovať zmeny názvu a miesta uloženia registratúry,
m)
odovzdať neelektronické dokumenty po vyradení do archívu,
n)
odovzdať elektronické dokumenty do elektronického archívu,
o)
odovzdať registratúru nástupcovi alebo pri zániku bez nástupcu predložiť návrh na vyradenie a odovzdať dokumenty s trvalou hodnotou archívu,
p)
oznamovať vopred vývoz registratúrnych záznamov.
(3)
Orgány verejnej moci a iné zákonom určené osoby musia vypracovať aj registratúrny poriadok.
(4)
Ostatní pôvodcovia so záznamami s trvalou hodnotou vypracúvajú len registratúrny plán.
(5)
Na pôvodcov, ktorí nevytvárajú záznamy s trvalou hodnotou, sa mnohé povinnosti nevzťahujú.
(6)
Orgány verejnej moci používajú na správu registratúry elektronický systém, ak to určí osobitný zákon.
Originál
(1)
Pôvodca registratúry je oprávnený
a)
požiadať ministerstvo alebo štátny archív o informáciu, odbornú radu a usmernenie,
b)
zveriť správu registratúry inej osobe.
(2)
Pôvodca registratúry je povinný
a)
evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti, a došlé záznamy,
b)
vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie ministerstvu alebo štátnemu archívu; to neplatí pre pôvodcu registratúry, z činnosti ktorého nevznikajú záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, ani pre pôvodcu registratúry, ktorého výsledky činnosti sú predmetom autorského práva,
c)
zabezpečovať správu registratúry,
d)
zabezpečiť trvanlivosť a hodnovernosť registratúrneho záznamu, 29a ) od jeho vyhotovenia alebo prijatia až do jeho vyradenia z registratúry,
e)
zabezpečovať, aby správu registratúry vykonávali osoby, ktoré majú najmenej úplné stredné vzdelanie; najvyššie orgány verejnej moci a orgány verejnej moci s celoslovenskou pôsobnosťou zabezpečujú správu registratúry aspoň jedným zamestnancom s vysokoškolským vzdelaním najmä v študijnom odbore historické vedy alebo v príbuznom študijnom odbore,
f)
umiestniť registratúru v priestoroch alebo na technických zariadeniach, ktoré zaručujú jej zachovanie,
g)
umožňovať výkon štátneho odborného dozoru správy registratúry,
h)
vyraďovať pravidelne registratúrne záznamy len so súhlasom ministerstva alebo štátneho archívu,
i)
označiť registratúrne záznamy, ku ktorým chce obmedziť prístup, slovami „obmedzený prístup“ 30 ) a uvedením času trvania obmedzenia na spisovom obale; ak ide o elektronické registratúrne záznamy, označenie sa uvedie v štruktúrovaných údajoch,
j)
obmedziť prístup k registratúrnym záznamom obsahujúcim osobné údaje; na obmedzenie prístupu sa primerane vzťahuje § 13 ods. 5 písm. b) , ods. 7 a 8 ,
k)
vyhotovovať na základe písomnej žiadosti oprávnenej osoby odpis, výpis, potvrdenie z registratúrneho záznamu a kópiu registratúrneho záznamu za úhradu nákladov alebo správneho poplatku podľa osobitného predpisu 22 ) a osvedčovať na nich ich zhodu s registratúrnym záznamom; pôvodcom registratúry osvedčený odpis, výpis, potvrdenie a kópia nahrádzajú originál registratúrneho záznamu,
l)
oznamovať bezodkladne ministerstvu alebo štátnemu archívu zmenu svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry,
m)
odovzdať neelektronické archívne dokumenty po vyraďovacom konaní do archívu v archívnych škatuliach 30a ) v lehote, ktorú archív určil, so zoznamom odovzdávaných archívnych dokumentov,
n)
odovzdať elektronické archívne dokumenty po vyraďovacom konaní do elektronického archívu alebo podľa pokynov archívu,
o)
odovzdať bezodkladne registratúru právnemu nástupcovi alebo, ak zanikne bez právneho nástupcu,
1.
predložiť bezodkladne ministerstvu alebo štátnemu archívu návrh na osobitné vyradenie všetkých registratúrnych záznamov podľa § 20 a odovzdať registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou vrátane tých, ktorým ešte neuplynula lehota uloženia, určenému archívu usporiadané podľa jeho pokynov,
2.
uložiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty, o ktorých tak rozhodol štátny archív, do uplynutia lehôt uloženia a oznámiť ministerstvu alebo štátnemu archívu miesto, kde sú uložené,
p)
oznamovať ministerstvu vopred vývoz registratúrnych záznamov na formulári, ktorý ministerstvo uverejňuje na svojom webovom sídle; opakovaný vývoz registratúrnych záznamov sa oznamuje len prvýkrát.
(3)
Pôvodca registratúry, ktorý je orgánom verejnej moci, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej moci, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon, je povinný vypracovať aj registratúrny poriadok. Povinnosť vypracovať registratúrny poriadok má aj právnická osoba, ktorá žiada o vydanie potvrdenia o priemyselnej bezpečnosti 30ab ) alebo právnická osoba, ktorá má platné potvrdenie o priemyselnej bezpečnosti. 30ac ) Pôvodcu registratúry založeného orgánom verejnej moci alebo právnickou osobou podľa prvej vety, ktorý je povinný vypracovať registratúrny poriadok, určuje ministerstvo alebo štátny archív.
(4)
Iný pôvodca registratúry ako pôvodca registratúry uvedený v odseku 3, z ktorého činnosti vznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, vypracúva registratúrny plán; registratúrny poriadok nevypracúva. Takého pôvodcu určuje ministerstvo alebo štátny archív.
(5)
Na pôvodcu registratúry, ktorý nie je pôvodcom registratúry podľa odsekov 3 a 4, sa nevzťahujú povinnosti podľa odseku 2 písm. b), c), e) až h), l) až o).
(6)
Pôvodca registratúry, ktorý je orgánom verejnej moci, zabezpečuje správu registratúry prostredníctvom elektronického informačného systému na správu registratúry, ak to ustanoví osobitný zákon. 30ad )

§ 16a – Elektronický registratúrny záznam

Trvalý odkaz
Jednoducho
(1)
Elektronický záznam je záznam vytvorený elektronicky, ktorý sa uchováva na dátovom nosiči.
(2)
Orgány verejnej moci prijímajú elektronické záznamy najmä cez ústredný portál verejnej správy.
(3)
Elektronický záznam obsahuje štruktúrované údaje o obsahu a správe, ktoré musia byť k nemu pripojené počas celej lehoty uloženia.
(4)
Pôvodca musí zabezpečiť hodnovernosť, neporušiteľnosť a čitateľnosť elektronického záznamu.
(5)
Elektronická parafa sa môže použiť, ak zabezpečuje integritu, umožňuje identifikáciu osoby a je nezameniteľná.
(6)
Údaje na overenie podpisu sa uchovávajú spolu so záznamom.
(7)
Záznam s kvalifikovaným podpisom alebo pečaťou sa považuje za hodnoverný. Ak zákon vyžaduje časovú pečiatku, trvanlivosť sa zabezpečuje jej pripojením.
(8)
Elektronické archívne dokumenty sa odovzdávajú podľa osobitného predpisu.
Originál
(1)
Elektronický registratúrny záznam je pôvodný, elektronicky vytvorený registratúrny záznam, ktorý pôvodca registratúry uchováva na dátovom nosiči, prenáša alebo spracúva pomocou technických prostriedkov v elektronickej, magnetickej, optickej alebo v inej forme.
(2)
Orgán verejnej moci prijíma elektronický registratúrny záznam najmä prostredníctvom prístupových miest, najmä ústredného portálu verejnej správy. 30b )
(3)
Elektronický registratúrny záznam obsahuje aj štruktúrované údaje o obsahu, štruktúre a väzbách elektronického registratúrneho záznamu a jeho správe. Tieto údaje sú k nemu pripojené počas lehoty jeho uloženia.
(4)
Pôvodca registratúry zabezpečuje uchovávanie elektronického registratúrneho záznamu počas jeho lehoty uloženia spôsobom zaručujúcim hodnovernosť pôvodu elektronického registratúrneho záznamu, neporušiteľnosť jeho obsahu a jeho čitateľnosť vrátane údajov o jeho správe.
(5)
Podpisovanie elektronického registratúrneho záznamu medzi jednotlivými zložkami pôvodcu registratúry sa môže vykonať elektronickou parafou, ak
a)
elektronická parafa zabezpečuje zachovanie integrity elektronického registratúrneho záznamu,
b)
elektronický informačný systém na správu registratúry umožňuje jednoznačnú identifikáciu osoby, ktorá elektronickou parafou podpisovala, s možnosťou vizualizácie, a
c)
elektronický informačný systém na správu registratúry zabezpečuje nezameniteľnosť elektronickej parafy s elektronickými parafami iných osôb alebo iných úkonov u pôvodcu registratúry.
(6)
Pôvodca registratúry uchováva údaje na overenie podpisu podpísaného elektronického registratúrneho záznamu spolu s elektronickým registratúrnym záznamom.
(7)
Elektronický registratúrny záznam podpísaný platným kvalifikovaným elektronickým podpisom, 30c ) zapečatený kvalifikovanou elektronickou pečaťou 30d ) alebo podpísaný elektronickou parafou osoby, ktorá bola v čase podpisovania alebo zapečatenia na to oprávnená, sa považuje za hodnoverný, ak sa nepreukáže opak. Ak osobitný predpis 30e ) vyžaduje pripojenie kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky 30f ) k elektronickému registratúrnemu záznamu podpísanému alebo zapečatenému spôsobom podľa prvej vety, trvanlivosť takéhoto elektronického registratúrneho záznamu sa zabezpečuje pripojením kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky.
(8)
Pôvodca registratúry odovzdáva elektronické archívne dokumenty spôsobom ustanoveným vo všeobecne záväznom právnom predpise podľa § 33 ods. 2 .

§ 16b – Transformácia registratúrneho záznamu

Trvalý odkaz
Jednoducho
(1)
Transformovať možno len hodnoverný záznam, ktorý ešte nebol transformovaný.
(2)
Transformácia z neelektronickej do elektronickej podoby sa robí zaručenou konverziou alebo skenovaním zaručujúcim hodnovernosť.
(3)
Transformácia z elektronickej do neelektronickej podoby sa robí zaručenou konverziou alebo vytlačením zaručujúcim hodnovernosť.
(4)
Zmena formátu elektronického záznamu sa robí zaručenou konverziou alebo programovým vybavením zaručujúcim hodnovernosť.
(5)
Takto vytvorené záznamy sú použiteľné na plnenie povinností podľa zákona.
(6)
Pôvodca musí zabezpečiť zachovanie informačného obsahu, čitateľnosť a odlíšiteľnosť údajov pridaných transformáciou.
(7)
Transformovaný záznam sa uchováva počas lehoty uloženia pôvodného záznamu.
(8)
Pôvodný záznam možno po transformácii vyradiť bez vyraďovacieho konania.
(9)
Transformáciou nie sú dotknuté iné povinnosti pôvodcu.
Originál
(1)
Pôvodca registratúry môže vykonať transformáciu len hodnoverného registratúrneho záznamu, ak tento registratúrny záznam ešte nebol predmetom transformácie.
(2)
Pôvodca registratúry môže vykonať transformáciu registratúrneho záznamu z neelektronickej podoby do elektronickej podoby
a)
zaručenou konverziou v súlade s osobitným predpisom, 30g ) alebo
b)
skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme spôsobom zaručujúcim hodnovernosť registratúrneho záznamu.
(3)
Pôvodca registratúry môže vykonať transformáciu registratúrneho záznamu z elektronickej podoby do neelektronickej podoby
a)
zaručenou konverziou v súlade s osobitným predpisom, 30h ) alebo
b)
použitím výstupného zariadenia výpočtovej techniky, ktoré umožňuje jeho vytlačenie na papier spôsobom zaručujúcim hodnovernosť registratúrneho záznamu.
(4)
Pôvodca registratúry môže vykonať transformáciu elektronického registratúrneho záznamu zmenou jeho formátu
a)
zaručenou konverziou v súlade s osobitným predpisom, 30i ) alebo
b)
použitím programového vybavenia výpočtovej techniky, ktoré umožňuje zmenu jeho formátu spôsobom zaručujúcim hodnovernosť registratúrneho záznamu.
(5)
Registratúrny záznam vytvorený podľa odseku 2 písm. b), odseku 3 písm. b), alebo odseku 4 písm. b) je použiteľný na plnenie povinností podľa tohto zákona.
(6)
Pôvodca registratúry vykonávajúci transformáciu registratúrneho záznamu podľa odseku 2 písm. b), odseku 3 písm. b), alebo odseku 4 písm. b) je povinný ju vykonať takým postupom a takým zariadením, alebo programovým vybavením, ktoré zabezpečia, že
a)
informačný obsah pôvodného registratúrneho záznamu je zachovaný do takej miery, že transformovaný registratúrny záznam má rovnaký informačný obsah ako pôvodný registratúrny záznam, a ostane čitateľný,
b)
v transformovanom registratúrnom zázname je možné jednoznačne odlíšiť údaje, ktoré vznikli transformáciou informačného obsahu pôvodného registratúrneho záznamu od údajov pridaných procesom tejto transformácie, a
c)
identifikačné prvky pôvodného registratúrneho záznamu sú v jeho transformovanej podobe zachované.
(7)
Pôvodca registratúry vykonávajúci transformáciu registratúrneho záznamu je povinný uchovávať transformovaný registratúrny záznam počas lehoty jeho uloženia, ktorá plynie od vyhotovenia alebo prijatia pôvodného registratúrneho záznamu.
(8)
Pôvodca registratúry, ktorý vykonal transformáciu registratúrneho záznamu podľa tohto zákona alebo osobitného predpisu, 30j ) môže vyradiť pôvodný registratúrny záznam bez vyraďovacieho konania.
(9)
Transformáciou registratúrneho záznamu podľa tohto zákona nie sú dotknuté povinnosti a obmedzenia pôvodcu registratúry podľa osobitných predpisov. 30k )

§ 17 – Registratúrny poriadok a registratúrny plán

Trvalý odkaz
Jednoducho
(1)
Registratúrny poriadok upravuje evidenciu, tvorbu, ukladanie, ochranu a vyraďovanie záznamov, zabezpečenie správy registratúry a používanie pečiatok a elektronických podpisov.
(2)
Registratúrny plán určuje štruktúru registratúry, vecné skupiny, lehoty uloženia a znaky hodnoty.
Originál
(1)
Pôvodca registratúry podľa § 16 ods. 3 upravuje v registratúrnom poriadku
a)
evidovanie, tvorbu, transformáciu, ukladanie, ochranu registratúrnych záznamov, prístup k registratúrnym záznamom a ich vyraďovanie,
b)
personálne, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie správy registratúry,
c)
úlohy a opis činností zamestnancov pôvodcu registratúry na jednotlivých úsekoch správy registratúry,
d)
používanie pečiatok, elektronickej parafy, kvalifikovaných certifikátov kvalifikovaného elektronického podpisu, kvalifikovanej elektronickej pečate a kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky a spôsob, ako vedie evidenciu typov položiek certifikátov obsahujúcich identifikačné údaje, najmä meno, identifikátor pridelený organizáciou alebo rodné číslo, na prepojenie osoby s evidenciou oprávnení vedenou u pôvodcu registratúry vrátane jej histórie a postupov.
(2)
Registratúrny plán určuje štruktúru registratúry pôvodcu registratúry a člení ju do vecných skupín, ktorým určuje lehotu uloženia a znak hodnoty. U pôvodcu registratúry podľa § 16 ods. 3 je súčasťou registratúrneho poriadku.

§ 18 – Rozhodovanie o dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov vo vyraďovacom konaní

Trvalý odkaz
Jednoducho
(1)
O hodnote záznamov pri vyraďovaní rozhoduje ministerstvo alebo štátny archív.
(2)
Pôvodca vyraďuje záznamy iba v rámci vyraďovacieho konania.
(3)
Vyraďovanie sa vykonáva najmenej raz za päť rokov, ak sa nedohodne inak.
Originál
(1)
O dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov pri ich vyraďovaní vo vyraďovacom konaní rozhoduje ministerstvo a štátny archív. Vyraďovanie registratúrnych záznamov pozostáva z prípravy vyraďovacieho konania a z vyraďovacieho konania.
(2)
Pôvodca registratúry môže vyradiť z registratúry registratúrne záznamy len vo vyraďovacom konaní.
(3)
Pôvodca registratúry vyraďuje registratúrne záznamy najmenej raz za päť rokov. V odôvodnenom prípade si pôvodca registratúry môže dohodnúť inú lehotu.

Načítané 5 z 43 paragrafov